Como cumprir a NR-06 (entrega de EPI) sem papel: guia completo 2026

Imagina a cena

Terça-feira de manhã, oficina funcionando normal. Um dos colaboradores escorrega, bate a cabeça, precisa de ponto. Três meses depois chega a intimação da Justiça do Trabalho. O advogado da outra parte faz uma pergunta só: “cadê a ficha que comprova que o senhor entregou o capacete e treinou o funcionário pra usar?”.

Se você respondeu “tá no caderno, deixa eu procurar”, você já perdeu. Porque quando a ficha some, rasga, ou simplesmente nunca existiu, o empregador é tratado como se nunca tivesse fornecido o EPI. Sem ficha = sem defesa. E a conta, em indenização e multa, costuma passar fácil dos R$ 30 mil por caso.

A boa notícia é que como cumprir a NR-06 EPI não é nenhum bicho de sete cabeças. A norma é clara, os campos obrigatórios são poucos, e dá pra sair do papel sem virar refém de planilha eterna. Esse guia é pra dono de empresa, RH ou técnico de segurança que quer entender de verdade o que a lei pede, parar de depender de fichário de papel e dormir tranquilo na próxima auditoria do MTE.

O que a NR-06 atualizada exige na prática

A NR-06 é a norma regulamentadora que trata do Equipamento de Proteção Individual. As obrigações do empregador estão concentradas no item 6.6.1 da norma, e são bem diretas sobre o que precisa ser feito. Separei em seis pontos que você não pode, em hipótese alguma, deixar passar.

1. Fornecer EPI gratuitamente, adequado ao risco. O custo é 100% do empregador. Nada de descontar do salário, nada de pedir pro funcionário comprar e ser ressarcido. E o EPI precisa ser o certo pra atividade — capacete de obra não serve pra quem mexe com produto químico, luva de vaqueta não serve pra eletricista. Isso parece óbvio, mas é onde mais gente escorrega.

2. Treinar o colaborador no uso correto. Entregar sem treinar é quase a mesma coisa que não entregar. A norma exige que o funcionário saiba colocar, tirar, guardar, higienizar e identificar quando o equipamento está vencido ou danificado. E esse treinamento precisa estar documentado — papel, vídeo, lista de presença, qualquer coisa que prove que aconteceu.

3. Substituir quando danificado ou vencido. Capacete trincado, luva furada, bota descosturada — tudo isso precisa ser trocado imediatamente, sem burocracia. A regra é: se o EPI não protege mais, ele não é EPI, é enfeite.

4. Comprovar cada entrega por escrito, com assinatura. Esse é o ponto central. A entrega de EPI é obrigação documentada. Sem ficha assinada pelo colaborador, a entrega juridicamente não existe. Repito: juridicamente não existe.

5. Manter o CA (Certificado de Aprovação) em dia. Todo EPI vendido no Brasil tem um número de CA emitido pelo Ministério do Trabalho. Esse CA tem prazo de validade. Usar EPI com CA vencido é como usar EPI pirata: na auditoria, conta como se não tivesse nada.

6. Inspecionar periodicamente o estado dos equipamentos. Não basta entregar e esquecer. A norma espera que o empregador olhe de tempos em tempos pra ver se o equipamento ainda está funcional. De novo: sem registro escrito dessas inspeções, elas não aconteceram.

Os 4 erros mais comuns na entrega de EPI

Trabalhando com empresas de 20 a 300 funcionários, a gente vê sempre os mesmos tropeços. Se você reconhecer mais de dois aqui, é sinal de que tá na hora de organizar a casa.

Erro 1: entregar “de boca” e não pegar assinatura. Clássico. O encarregado entrega o protetor auricular junto com as ordens do dia e não anota em lugar nenhum. Pro empregador, aquilo nunca aconteceu. Se o funcionário disser depois que nunca recebeu, é a palavra dele contra a sua — e a Justiça do Trabalho tende a acreditar no colaborador quando falta documento.

Erro 2: não documentar o treinamento. Muita empresa entrega o EPI, explica como usar em dois minutos e acha que pronto. Acontece que o “como usar” precisa virar registro. Nome do funcionário, data, conteúdo, assinatura. Sem isso, na hora do problema, a pergunta vem: “mas foi orientado?”. E a resposta tem que estar em papel (ou em sistema).

Erro 3: não controlar a validade do CA. Compra um lote de luvas hoje, CA válido por 5 anos, beleza. Só que cinco anos passam rápido, e ninguém olha a validade. Aí o fiscal chega, pede o CA, o número tá lá mas venceu há 8 meses. Na prática, equivale a trabalhar sem EPI. A multa é a mesma.

Erro 4: perder a ficha de papel. Esse é o mais tragicômico. A empresa até faz tudo certo, preenche a ficha, guarda no arquivo. Só que o arquivo é um fichário amarelado, o dono trocou de sala duas vezes, a recepcionista foi embora e levou a chave, a caixa caiu de um caminhão na mudança. Quando a auditoria pede uma ficha de seis meses atrás, ninguém acha. E como vimos: sem ficha, a entrega juridicamente não existe.

Ficha de EPI modelo: campos que toda ficha precisa ter

Não existe um formulário oficial único — o que existe é um conjunto de campos que precisam constar, não importa se você usa caderno, Word ou sistema. Se a sua ficha de EPI não tem tudo isso, ela é frágil.

• Identificação do colaborador: nome completo, CPF, função, setor. Sem isso, a ficha não se liga a ninguém.
• Data da entrega: dia, mês, ano. Parece bobagem, mas já vi ficha sem data virando pó na auditoria.
• Descrição do EPI entregue: nome, marca, modelo. “Capacete” não basta — tem que ser “capacete classe B, marca X, modelo Y”.
• Número do CA e validade: os dois juntos. Número sem data de vencimento não resolve.
• Quantidade entregue: 1 par de luvas, 2 pares de botas, etc.
• Motivo da entrega: primeira entrega, substituição por desgaste, substituição por perda, troca periódica. Isso ajuda numa eventual disputa.
• Assinatura do colaborador: física no papel, ou digital com validade legal (ICP-Brasil ou equivalente aceito pela MP 2.200-2).
• Termo de responsabilidade: o texto onde o colaborador declara que recebeu, foi treinado, se compromete a usar e devolver.
• Foto do colaborador com o EPI: não é obrigatório por norma, mas é a prova visual mais forte que existe. Recomendadíssimo.

É essa combinação de campos que transforma uma folha de papel em documento jurídico de verdade.

Como sair do papel: 3 caminhos reais

Ok, você entendeu que precisa documentar. A pergunta agora é: em quê? Três opções na mesa, do mais tosco ao mais confiável.

Opção 1: planilha de Excel. Grátis, todo mundo sabe usar, roda em qualquer computador. O problema é que planilha não tem assinatura legal, não guarda foto de verdade, não avisa quando o CA tá vencendo e depende de alguém lembrar de preencher. Ah, e se o computador quebra ou o arquivo corrompe, adeus histórico. Planilha é melhor que caderno, mas por pouco.

Opção 2: planilha + Google Forms (ou similar). Um pouco melhor. O funcionário recebe um link, preenche os dados, até consegue “assinar” clicando num botão. O problema é que Google Forms não foi feito pra conformidade trabalhista — a assinatura não tem validade legal reconhecida, não tem foto obrigatória do EPI, e o alerta de CA vencido você continua tendo que fazer na mão. É paliativo.

Opção 3: sistema dedicado, tipo o Stratum. Aqui muda o jogo. Um sistema feito pra NR-06 resolve os quatro erros da seção anterior de uma vez só:

• Assinatura digital no celular do colaborador, com carimbo de data, hora e IP — validade legal pela MP 2.200-2.
• Foto obrigatória do colaborador com o EPI no momento da entrega, tirada ao vivo (nada de subir foto antiga).
• Cadastro do CA com data de validade e alerta automático quando chega perto de vencer.
• Ficha de EPI em PDF pronta pra auditoria, com logo da empresa, assinada e rastreável.
• Histórico permanente, em nuvem, não some.

Custa um pouquinho por mês, mas compensa na primeira auditoria — ou, pior, no primeiro processo trabalhista.

Exemplo real: a fábrica de calçado de Fortaleza que aposentou o caderno

Calçado Cearense Ltda (nome fictício, caso real), 80 funcionários, 3 linhas de produção, sede em Maracanaú (CE). Até o começo de 2025, a entrega de EPI era anotada num caderno pautado que ficava em cima da mesa do encarregado. Todo dia o encarregado passava de máquina em máquina, entregava o que precisava, pedia pro funcionário assinar com caneta bic.

O dono, Seu Almir, gastava todas as sextas-feiras quatro horas atualizando uma planilha paralela pra tentar cruzar o caderno com o estoque. Quatro horas. Toda semana. E mesmo assim ele nunca tinha certeza se tava tudo certo.

Em março de 2025, veio a auditoria do MTE. O fiscal pediu pra ver a ficha de entrega de um funcionário específico, referente a uma entrega que teria acontecido seis meses antes. O caderno daquela página tinha sido trocado quando encheu, o antigo tava numa gaveta, a gaveta tava numa sala que virou depósito. Quarenta minutos depois, ninguém tinha achado. O fiscal registrou a ocorrência e Seu Almir saiu com R$ 4.700 de multa por falta de comprovação documental, mais uma notificação pra se regularizar em 30 dias.

Foi a chance. Seu Almir contratou o Stratum em abril. Migrou o estoque de EPI pro sistema numa tarde, cadastrou os 80 funcionários no dia seguinte. A partir dali, cada entrega passou a ser: funcionário na frente do tablet, seleciona o item, tira a foto com o EPI, assina na tela, pronto — trinta segundos.

O que mudou em números: das 4 horas por semana, Seu Almir passou pra 30 minutos só revisando o que o encarregado registrou. Três meses depois veio uma reauditoria de rotina. O fiscal pediu a ficha, Seu Almir abriu o celular, filtrou pelo CPF, exportou o PDF e mandou por e-mail ali na frente dele. A auditoria inteira durou uma hora. Zero ocorrência.

Perguntas que todo mundo faz

Funcionário pode se recusar a usar EPI? Não. A NR-06 é clara: o uso é obrigatório e a recusa caracteriza falta grave, podendo inclusive justificar demissão por justa causa. Mas atenção — pra isso o empregador precisa ter entregue o EPI adequado, treinado o colaborador e documentado tudo. Sem os três, a recusa vira problema do empregador, não do funcionário.

Qual a multa por não fornecer EPI? Varia conforme o porte da empresa e a gravidade, mas em 2026 as multas administrativas vão de R$ 1.800 a mais de R$ 4.700 por item irregular, por funcionário. E isso é só o administrativo — acidente com sequela vira indenização trabalhista, que facilmente passa de R$ 30 mil por caso.

Assinatura digital vale mesmo ou preciso ser física? Vale mesmo, desde que atenda à MP 2.200-2 (que regulamenta assinaturas eletrônicas no Brasil). Assinatura digital com carimbo de tempo, registro de IP e rastro de auditoria tem o mesmo peso jurídico da assinatura física. Inclusive tende a ser mais forte, porque é mais difícil de falsificar ou “sumir”.

E quando o CA vence, o que faço? Assim que o CA vence, aquele lote de EPI não pode mais ser entregue como novo. Se já está com funcionários, o ideal é fazer a substituição ou verificar junto ao fabricante se houve renovação do CA (às vezes é só o número que mudou). Continuar entregando com CA vencido é o mesmo que entregar EPI sem certificação.

Posso usar o mesmo EPI em dois funcionários diferentes? Depende do equipamento. Itens de uso individual e contato direto com o corpo (luvas, máscaras respiratórias, protetor auricular de espuma) não podem ser compartilhados em hipótese nenhuma. Já capacete ou cinturão de segurança podem ser reaproveitados entre funcionários, desde que higienizados e em bom estado — e desde que cada nova entrega gere uma ficha nova com a assinatura do novo usuário.

Por quanto tempo preciso guardar a ficha de EPI? A recomendação consolidada é guardar por no mínimo 20 anos após o desligamento do funcionário. Isso porque ações trabalhistas podem ser movidas até 2 anos após o fim do contrato, mas doenças ocupacionais podem ser reconhecidas anos depois, e o INSS costuma pedir documentação histórica. Papel por 20 anos é quase piada. Sistema em nuvem resolve.

Resumindo

A NR-06 não é complicada — o complicado é manter o controle de tudo isso no papel, num caderno, numa planilha que ninguém atualiza. A lei pede três coisas: entrega adequada, treinamento documentado e comprovação assinada. Quem faz isso direito dorme tranquilo. Quem não faz, um dia acorda com intimação na mão.

O Stratum cuida de tudo isso em três cliques — assinatura digital no celular do colaborador, foto do EPI na hora da entrega, alerta automático de CA vencendo e PDF pronto pra auditoria. Peça uma proposta → e veja o fluxo completo antes mesmo do cafezinho esfriar.